7 Dinge, die du 4 Wochen vor deinem Event erledigt haben musst
Deko und Catering sind wichtig. Aber wenn diese sieben Basics nicht stehen, hilft der schönste Ablaufplan nichts.
Vier Wochen klingt nach viel Zeit. Ist es auch — wenn du die richtigen Dinge jetzt erledigst. Und genau da liegt das Problem: Die meisten Organizer beschäftigen sich in dieser Phase mit Deko, Catering und Ablaufplänen. Alles wichtig. Aber wenn die Basics nicht stehen, hilft der schönste Ablaufplan nichts.
Im Austausch mit unseren Pilotpartnern haben wir gesehen, welche Punkte in der Vorbereitung übersehen werden — und welche Konsequenzen das am Veranstaltungstag hat.
1. Ticketverkauf ist live — und du hast das Dashboard im Blick.
Tickets sollten nicht erst zwei Wochen vorher online gehen. Je früher der Verkauf startet, desto besser kannst du planen: Wie viele Gäste kommen? Welche Kategorien laufen? Dein Dashboard zeigt dir das in Echtzeit.
2. Dein Einlass-Setup ist definiert.
Wie viele Scan-Punkte brauchst du? Wer scannt? Was passiert, wenn das WLAN ausfällt? Diese Fragen solltest du vier Wochen vorher beantwortet haben, nicht am Morgen des Events.
3. Deine Kommunikationsstrecke steht.
Gäste erwarten nach dem Ticketkauf Informationen: Bestätigungsmail, Erinnerung, letzte Details. Wenn diese Mails nicht geplant sind, entsteht Unsicherheit — und Rückfragen, die du am Veranstaltungstag nicht gebrauchen kannst.
4. Stornierungsregeln sind klar — und kommuniziert.
Bis wann kann storniert werden? Gibt es eine Rückerstattung? Formuliere das einmal sauber und mache es im Ticketkauf sichtbar. Das spart dir Diskussionen und schützt beide Seiten.
5. Zugangsregeln sind definiert.
Brauchst du Alterskategorien? Gibt es VIP-Bereiche? Unterschiedliche Zutrittsrechte je nach Tickettyp? All das muss vorher konfiguriert sein — nicht improvisiert am Einlass.
6. Notfallkontakte sind benannt.
Wer ist erreichbar, wenn etwas schiefgeht? Nicht irgendwer — konkrete Personen mit konkreten Zuständigkeiten: Technik, Sicherheit, medizinischer Notfall.
7. Du hast einmal komplett durchgespielt.
Kauf dir selbst ein Testticket. Geh den gesamten Prozess durch: Ticketkauf, Bestätigungsmail, QR-Code, Einlass-Scan. Wenn irgendwo etwas hakt, findest du es jetzt — nicht wenn deine Gäste vor der Tür stehen.
Vier Wochen sind genug, um all das sauber aufzusetzen. Aber nur, wenn du jetzt anfängst. Die meisten Probleme am Veranstaltungstag sind keine Überraschungen — sie sind Versäumnisse aus der Vorbereitung.
Brauchst du Unterstützung beim Setup? Wir helfen dir, dein Event sauber vorzubereiten.
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